Die richtige Location für eure Hochzeit zu finden ist der wichtigste Schritt während eurer
Hochzeitsplanung. Um auf der sicheren Seite zu sein, empfehlen wir schon kurz nach der
Verlobung mit der Recherche sowie den ersten Anfragen zu starten. So habt ihr größere
Chancen an eurem Wunschdatum auch eine passende Location zu finden.
In diesem Blogartikel möchten wir euch einige Punkte vorstellen, auf die unbedingt bei der Besichtigung geachtet werden sollte. Außerdem stellen wir euch eine Checkliste zum Download bereit, die ihr zu den Besichtigungen mitnehmen könnt, um nichts zu vergessen:
Recherche auf den Websites der Locations
Vor der Besichtigung sollten auf jeden Fall generelle Informationen über die Größe der Location sowie die zulässige Personenanzahl ausfindig gemacht werden. Auch die Lage und Übernachtungsmöglichkeiten in der Nähe sollten geprüft werden. Schaut am besten bei Google Maps oder einem anderen Kartendienst, wie die Infrastruktur in der Umgebung der Location aussieht. Gibt es Hotels, Pensionen oder Ferienwohnungen, die im besten Fall fußläufig zu erreichen sind? Ist ein Bahnhof oder eine Bushaltestelle in der Nähe? Bei der Recherche stößt man in der Regel auch auf Bewertungen von andere Paare. So bekommt man schon mal einen kleinen Einblick in die Erfahrungen anderer.
Außerdem sollte schon im Vorfeld geklärt werden, welche Feiermöglichkeiten sich in der
Location umsetzen lassen und ob diese zu euren Vorstellungen passen. Wenn ihr eine freie Trauung plant, dann fragt dies schon im Vorfeld bei der Location an. Auch die Frage, ob die Location eine Außenstelle vom Standesamt ist, lohnt sich. Dementsprechend könnt ihr eure Art der Trauung planen. Ein anderer Aspekt der berücksichtigt werden sollte ist, ob die Location barrierefrei ist. Vor allem bei einer großen Feier mit vielen Gästen, kann dies ein wichtiges Kriterium sein - am großen Tag soll ja wirklich jeder dabei sein können.
Terminierung einer Locationbesichtigung
Nachdem ihr ausgiebig recherchiert habt, könnt ihr bei der Location anrufen und nach einem Besichtigungstermin fragen. Im Besten Fall fragt euch der Ansprechpartner direkt nach eurem Wunschdatum für die Hochzeitsfeier, so dass ihr euch die Location nicht umsonst anschaut. Wenn ihr mehrere Locations an einem Tag anschauen wollt, dann plant die Route im Vorfeld genau mit einem Kartendienst und plant genügend Pufferzeit ein.
Während der Besichtigung
Bei der Location angekommen, werdet ihr von eurem Ansprechpartner in Empfang genommen und durch die Räumlichkeiten geführt. Hört aufmerksam zu und stellt immer Rückfragen, wenn ihr etwas nicht verstanden habt.
Einrichtung und Dekoration
In der Regel stellt die Location die Einrichtung wie zum Beispiel Stühle und Tische. Achtet darauf, ob es runde oder eckige Tische sind (oder ob es beides zur Auswahl gibt) und ob auch Sitzmöglichkeiten für Kinder vorhanden sind. Falls euch die Einrichtung nicht gefällt, dann klärt direkt mit dem Ansprechpartner, ob es möglich ist durch externe Dekorateure die Location gestalten zu lassen. Das gleiche gilt für Bilder oder andere Dekorationselemente, die sich schon in der Location befinden. Fragt nach, ob diese abgenommen oder überhangen werden können. Allgemein sollte schon im Voraus besprochen werden, ob es erlaubt ist, etwas an den Wänden anzubringen. Zum Beispiel für eigene Dekoration wie eine Fotowand. Ein weiterer Punkt der zu erfragen ist, ob es Zusatzleistungen gibt, die ihr bei der Location dazu buchen könnt. Dazu zählen Tischdecken, Stuhlhussen, Stehtische, Geschirr, Sonnenschutz, Zelte, Sitzgarnituren und so weiter.
Gastronomie
Eventuell habt ihr zum Zeitpunkt der Besichtigung schon eine Idee, ob ihr bei der Hochzeitsfeier ein Buffett haben möchtet oder lieber ein Menü mit Service am Platz präferiert. Wenn ihr ein Menü haben möchtet, dann stellt euch darauf ein, dass der Preis für die Location etwas höher sein wird, da auch die Personalkosten für die Location steigen. Das Buffet wird häufig etwas abgegrenzt aufgebaut. Manchmal gibt es sogar einen weiteren Raum. Hierbei wäre es noch wichtig zu fragen, ob selbst mitgebrachte Speisen (zum Beispiel Oma’s Obstkuchen) erlaubt sind und ob zum Buffett noch eine Candy Bar oder Salty Bar aufgebaut werden darf. Wenn selbst mitgebrachte Speisen erlaubt sind, dann erhebt die Location in der Regel ein Tellergeld pro Person. In diesem Bezug kommt dann oft auch zur Sprache, ob die Location eine hauseigene Gastronomie hat oder das Essen über einen externen Caterer bezogen wird.
Bei der hauseigenen Gastronomie werden die Preise dafür entweder als Pauschale oder pro Stunde berechnet. Erfragt, wie es bei eurer Location sein wird.
Hat die Location keine eigene Gastro, dann erfragt ob es einen Partner-Caterer gibt, der beauftragt werden muss. Ansonsten könnt ihr den Caterer eurer Wahl engagieren.
Sperrstunde
Eine unbeliebte, aber sehr wichtige Frage! Bei einigen Locations gibt es eine Sperrstunde, zu der die Musik abgeschaltet werden oder eben die ganze Feier beendet sein muss. Manchmal kann gegen einen Aufpreis die Sperrstunde hinaus gezögert werden. Das hängt vor allem auch mit dem Nachtzuschlag zusammen, die die Location den Mitarbeitern zahlen muss.
Auf- und Abbau
Klärt unbedingt ab wann ihr in die Location könnt, um vorzubereiten und aufzubauen und zu wann wieder alles geräumt sein muss. Vor allem in der Hauptsaison und am Wochenende kann es sein, dass ihr erst am Tag der Feier in die Location könnt und am Tag danach schon früh wieder alles abgebaut sein muss. Besprecht diese Abläufe genau mit dem Ansprechpartner. Erfragt außerdem, ob die Endreinigung schon im Preis enthalten ist und wenn nicht, wie teuer diese zusätzlich sein wird.
Ansprechpartner während der Feier
Während der Feier sollte ein Ansprechpartner von der Location für Fragen zur Verfügung stehen. Wenn ihr auf Nummer sich gehen wollt und an eurem Tag nichts dem Zufall überlassen wollt, dann können wir euch als Zeremonienmeister an der Seite stehen und bestens unterstützen. Damit euer Tag der schönste in eurem Leben wird!
Notiert euch alles und lasst euch von der Location eine Veranstaltungsmappe geben, in der auch nochmal alle Details stehen. Falls ihr euch unsicher seid und Hilfe bei der Wahl der richtigen Location benötigt, dann sind wir jederzeit für euch da und unterstützen euch beim Locationscouting.
